Podpisywanie sprawozdań finansowych – zmiany od 1 stycznia 2022 r.

Dotychczasowe regulacje

Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe muszą być sporządzane w postaci elektronicznej i podpisywane profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez wszystkich członków zarządu. Zebranie wszystkich podpisów niejednokrotnie przysparzało wiele trudności organizacyjnych i technicznych, szczególnie jeśli chodzi o cudzoziemców, którzy wchodzili w skład zarządu.

Zmiany w podpisywaniu dokumentów finansowych od 1 stycznia 2022 r.

Między innymi z myślą o tych członkach zarządu wraz z nowym rokiem zaszły zmiany w zakresie składania podpisów pod sprawozdaniem spółki z o.o. i od 1 stycznia 2022 została wprowadzona nowelizacja do ustawy i sprawozdanie finansowe może podpisywać tylko jeden członek zarządu, jeżeli od pozostałych uzyska stosowne oświadczenia, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106; dalej: u.r.). Pozwala na to zmieniony art. 52 u.r.

Zgodnie z obowiązującymi zmienionymi przepisami ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe może podpisać elektronicznie tylko jeden członek z wieloosobowego zarządu. Jednak muszą zostać spełnione pewne warunki. Pozostali członkowie zarządu muszą złożyć oświadczenia, iż sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości.

Rozwiązanie to jest dobrowolne i nie ma wpływu na dotychczasową praktykę jednostek, w których wszyscy członkowie zarządu podpisują sprawozdania.

Forma oświadczenia

Oświadczenie może być sporządzane:

• w postaci elektronicznej, z podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym),
• w formie papierowej, opatrzone własnoręcznym podpisem.

Dodatkowo według obowiązujących przepisów członek zarządu, który podpisał sprawozdanie finansowe elektronicznie jest zobowiązany do sporządzenia elektronicznej kopii tych dokumentów.

Nowe przepisy po raz pierwszy doprecyzowują kwestię kolejności podpisów przy wspomnianych oświadczeniach, odwołując się wprost do daty i godziny podpisu.

Oświadczenie musi zostać dołączone do sprawozdania finansowego i złożone razem z nim do KRS.  Musi też być przechowywane wraz ze sprawozdaniem finansowym przez co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie sprawozdania finansowego.

Powyższe zasady odnoszą się również do sprawozdań finansowych innych niż roczne oraz do sprawozdań z działalności jednostki, z tym, że te ostatnie nie są podpisywane przez osobę prowadzącą księgi rachunkowe.

Kto może skorzystać z wprowadzonych uproszczeń

Wprowadzone zmiany powinny przyczynić się do usprawnienia procesu sprawozdawczego i można określić je jako korzystne w sytuacji funkcjonowania organów wieloosobowych, gdzie złożenie podpisu może powodować problemy techniczne lub organizacyjne.

Należy mieć na uwadze, że z tego uproszczenia mogą skorzystać nie tylko typowe jednostki gospodarcze, ale również organizacje pozarządowe typu fundacje czy stowarzyszenia.