Czym różni się kontrola od czynności sprawdzających? Jakie uprawnienia ma Urząd Skarbowy w danej sytuacji?

Każdy przedsiębiorca i podatnik w Polsce może spotkać się z działaniami podejmowanymi przez Urząd Skarbowy. Dwie najczęściej stosowane formy weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych to czynności sprawdzające i kontrola podatkowa. Choć oba te procesy mają na celu sprawdzenie poprawności dokumentacji i rozliczeń, znacząco różnią się zakresem, procedurą oraz uprawnieniami organów podatkowych. Warto znać te różnice, aby odpowiednio się przygotować i wiedzieć, jakie prawa i obowiązki przysługują podatnikowi.

1. Czym są czynności sprawdzające?

Czynności sprawdzające to podstawowa i najmniej inwazyjna forma weryfikacji stosowana przez Urząd Skarbowy. Ich celem jest:
• Sprawdzenie poprawności formalnej dokumentów podatkowych (np. deklaracji, zeznań).
• Weryfikacja terminowości składania dokumentów i opłacania podatków.
• Ustalenie ewentualnych błędów rachunkowych lub oczywistych pomyłek.
• Porównanie danych zawartych w deklaracjach z informacjami posiadanymi przez urząd (np. z JPK, informacji od kontrahentów).

Jak przebiegają czynności sprawdzające?

Czynności sprawdzające nie wymagają wcześniejszego zawiadomienia podatnika. Przeważnie polegają na korespondencji – urząd może wezwać do złożenia wyjaśnień, korekty deklaracji lub dostarczenia dodatkowych dokumentów. Często są to szybkie procedury, które nie wiążą się z wizytą urzędników w siedzibie firmy.

Uprawnienia Urzędu Skarbowego podczas czynności sprawdzających:
• Żądanie wyjaśnień dotyczących rozliczeń.
• Wezwanie do uzupełnienia brakujących dokumentów.
• Weryfikacja danych z deklaracji z innymi źródłami informacji.
• Żądanie korekty w przypadku wykrycia drobnych nieprawidłowości.

Prawa podatnika:
• Prawo do wyjaśnienia wszelkich wątpliwości.
• Możliwość składania korekt deklaracji bez konsekwencji karnych (jeśli błędy były nieumyślne).
• Brak obowiązku udostępniania całej dokumentacji finansowej (chyba że urząd o to poprosi).

2. Czym jest kontrola podatkowa?

Kontrola podatkowa to bardziej zaawansowana i sformalizowana procedura mająca na celu dokładne sprawdzenie prawidłowości rozliczeń podatkowych. Jest podejmowana, gdy urząd ma podejrzenia poważniejszych nieprawidłowości lub gdy czynności sprawdzające nie przyniosły oczekiwanych rezultatów.

Jak przebiega kontrola podatkowa?

Kontrola podatkowa jest bardziej formalna i wiąże się z szeregiem procedur:

1. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli – urząd musi powiadomić podatnika co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem kontroli (chyba że istnieją szczególne przesłanki umożliwiające pominięcie tego kroku).
2. Okazanie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli – kontrolerzy muszą posiadać pisemne upoważnienie, które określa zakres kontroli.
3. Przeprowadzenie kontroli w siedzibie firmy lub w urzędzie – kontrolerzy mogą zażądać dostępu do dokumentów księgowych, faktur, umów oraz przesłuchiwać pracowników.
4. Protokół kontroli – po zakończeniu kontroli sporządzany jest protokół, z którym podatnik ma prawo się zapoznać i zgłosić ewentualne zastrzeżenia.

Uprawnienia Urzędu Skarbowego podczas kontroli:
• Wstęp do pomieszczeń firmy i kontrola majątku.
• Przegląd pełnej dokumentacji księgowej i podatkowej.
• Przesłuchiwanie pracowników i właściciela firmy.
• Zabezpieczenie dowodów w przypadku podejrzenia poważnych nadużyć.

Prawa podatnika:
• Prawo do bycia poinformowanym o zakresie kontroli.
• Możliwość obecności pełnomocnika podczas kontroli.
• Prawo do złożenia zastrzeżeń do protokołu.
• Prawo do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

3. Kluczowe różnice między czynnościami sprawdzającymi a kontrolą podatkową

Kryterium	Czynności sprawdzające	Kontrola podatkowa
Cel	Weryfikacja formalna, wyjaśnienie drobnych nieścisłości	Szczegółowe sprawdzenie rozliczeń i dokumentacji
Forma	Zazwyczaj korespondencyjna	Fizyczna kontrola w siedzibie firmy lub urzędzie
Zawiadomienie	Nie jest wymagane	Wymagane (z pewnymi wyjątkami)
Czas trwania	Krótkotrwała (kilka dni do kilku tygodni)	Może trwać nawet do kilku miesięcy
Zakres	Ograniczony do wyjaśnień i podstawowych dokumentów	Ograniczony do wyjaśnień i podstawowych dokumentów Pełna dokumentacja, w tym majątek i transakcje
Konsekwencje	Możliwość korekty bez sankcji	Możliwość nałożenia kar i sankcji podatkowych

4. Jak przygotować się do kontaktu z Urzędem Skarbowym?

Niezależnie od tego, czy czeka Cię czynność sprawdzająca, czy kontrola podatkowa, warto pamiętać o kilku kluczowych zasadach:
✅ Regularnie prowadź i aktualizuj dokumentację księgową.
✅ Reaguj na korespondencję z Urzędu Skarbowego w wyznaczonym terminie.
✅ Skonsultuj się z doradcą podatkowym lub księgowym.
✅ Podczas kontroli zapewnij dostęp do wymaganych dokumentów.
✅ Zapoznaj się dokładnie z protokołem kontroli i zgłaszaj ewentualne zastrzeżenia.

Podsumowanie

Czynności sprawdzające i kontrola podatkowa to dwa odrębne narzędzia Urzędu Skarbowego służące weryfikacji rozliczeń podatników. Czynności sprawdzające mają charakter mniej inwazyjny i często kończą się na drobnych korektach dokumentów. Kontrola podatkowa jest bardziej szczegółowa i może prowadzić do nałożenia kar, jeśli stwierdzone zostaną poważne uchybienia. Znajomość swoich praw i obowiązków w obu tych sytuacjach pozwala uniknąć stresu oraz skutecznie chronić interesy swojej firmy.